نرمافزار اتوماسیون اداری
نسخهی سیارهتیمهای کوچک با هماهنگی و جلسات روزانه
هماهنگی اداری
خلاصه طرح
نسخهای برای مدیریت ارتباطات و هماهنگیهای روزانه کارکنان است. پیامهای داخلی، تقویمهای فردی و گروهی، برنامه جلسات، صورتجلسات و رزرو اتاقهای کنفرانس در یک محیط مشترک ثبت میشوند تا هماهنگی میان اعضای تیم ساختار مشخصتری پیدا کند.
- 2 کاربره
- مدیریت پیامهای داخلی
- مدیریت تقویمهای کاری فردی
- مدیریت تقویمهای کاری گروهی
- تعریف برنامه و دستور جلسه
- ثبت و نگهداری صورتجلسات
- گزارشهای مالی اولیه و چاپ فاکتور
- مدیریت رزرو اتاقهای کنفرانس
- طراحی قالبهای اختصاصی صورتجلسه
- اعلان پیامکی یا ایمیلی جلسات برای ارائهدهندگان پشتیبانیشده
نسخهی ستارهشرکتهای در حال رشد با دبیرخانه فعال
مکاتبات سازمانی
خلاصه طرح
این نسخه هماهنگیهای داخلی را به دبیرخانه و مدیریت مکاتبات رسمی متصل میکند. نامههای وارده، صادره و داخلی همراه با پیگیریها و سوابق مرتبط ثبت میشوند تا وضعیت هر مکاتبه، اقدام مسئول و نتیجه رسیدگی بدون مراجعه به چند ابزار جداگانه مشخص باشد.
- شامل تمام امکانات سیاره
- 4 کاربره
- ثبت و مدیریت پیگیریهای اداری
- مدیریت نامههای وارده
- مدیریت نامههای صادره
- مدیریت نامههای داخلی
- طراحی قالبهای اختصاصی نامه
- گردش تأیید اختصاصی نامههای صادره
- اتصال به ایمیل سازمانی پشتیبانیشده
- مدیریت اشخاص (مشتری، تأمینکننده، پرسنل)
نسخهی منظومهسازمانهای متوسط با مکاتبات و بایگانی متمرکز
بایگانی یکپارچه
خلاصه طرح
این نسخه دبیرخانه را به بایگانی الکترونیکی و فیزیکی متصل میکند. اسناد فنی، قوانین، مجوزها و گواهینامهها طبقهبندی میشوند و عضویت، امانت و بازگشت اسناد فیزیکی نیز قابل پیگیری است تا دسترسی به سوابق اداری سریعتر و کنترلشدهتر انجام شود.
- شامل تمام امکانات ستاره
- 8 کاربره
- بایگانی الکترونیکی اسناد فنی
- بایگانی الکترونیکی آگهیها، قوانین، مجوزها و گواهینامهها
- مدیریت عضویت و امانتدهی بایگانی فیزیکی
- هشدار انقضا یا تمدید مجوزها و گواهینامهها
نسخهی کهکشانسازمانهای بزرگ با گردشهای اداری چندواحدی
فروشگاهها، بازرگانی، شرکتی، خدماتی
خلاصه طرح
این نسخه برای سازمانهایی طراحی شده است که چند دبیرخانه، واحد سازمانی و گردش تأیید دارند. مکاتبات، اسناد و اقدامات اداری براساس ساختار سازمان هدایت میشوند و مدیران میتوانند وضعیت گردشها، رسوب مکاتبات، سوابق کاربران و شاخصهای عملکرد اداری را تحلیل کنند.
- شامل تمام امکانات منظومه
- 16 کاربره
- مدیریت چند دبیرخانه و شمارهگذاری مستقل
- تعریف ساختار سازمانی، سمتها و کارتابلهای مرتبط
- طراحی گردش ارجاع، بررسی و تأیید مکاتبات
- تفویض اختیار و تعیین جانشین کاربران
- داشبورد وضعیت مکاتبات، ارجاعات و اقدامات باز
- تحلیل رسوب نامهها و زمان رسیدگی واحدها
- داشبوردها و گردشهای ویژه سازمان
- ارتباط با AI جهت دریافت گزارشات تحلیلی
ارتباطات اداری روزانه معمولاً میان پیامرسانها، تقویمها، فایلها و یادداشتهای جداگانه توزیع میشوند. ثبت پیامهای داخلی، برنامه جلسات، رزرو اتاق و صورتجلسات در یک محیط مشترک کمک میکند تصمیمها و اقدامات هر جلسه قابل بازیابی و پیگیری باقی بمانند.
مکاتبات رسمی باید از زمان ورود یا ایجاد نامه تا ارجاع، اقدام و بایگانی مسیر مشخصی داشته باشند. ثبت نامههای وارده، صادره و داخلی در کنار پیگیریهای اداری نشان میدهد هر نامه در اختیار چه فرد یا واحدی قرار دارد و رسیدگی به آن در چه مرحلهای است.
بایگانی الکترونیکی فقط محل ذخیره فایل نیست. اسناد فنی، قوانین، مجوزها و گواهینامهها باید طبقهبندی شوند، دسترسی مشخص داشته باشند و در صورت نیاز، تاریخ انقضا یا تمدید آنها پیگیری شود. این ساختار زمان جستوجوی اسناد را کاهش میدهد و از استفاده ناخواسته از نسخههای قدیمی جلوگیری میکند.
در کنار اسناد دیجیتال، برخی سازمانها همچنان پروندهها و مدارک فیزیکی نگهداری میکنند. مدیریت عضویت، امانتدهی و بازگشت این اسناد کمک میکند محل پرونده و فرد تحویلگیرنده مشخص باشد و اسناد امانتدادهشده بدون سابقه باقی نمانند.
در سازمانهای بزرگ، چند دبیرخانه و واحد سازمانی میتوانند گردشهای متفاوتی داشته باشند. تعریف ساختار سازمانی، کارتابلها، تفویض اختیار و مراحل تأیید، مکاتبات را براساس مسئولیتها هدایت میکند. اتصال به ایمیل، امضای الکترونیکی یا سایر سامانهها نیز به سرویسها و ارائهدهندگان پشتیبانیشده وابسته است.
نسخههای محصول امکان آغاز از هماهنگی اداری و توسعه تدریجی تا دبیرخانه، بایگانی و گردشهای چندواحدی را فراهم میکنند. استقرار، آموزش و کانورت اطلاعات در بستههای خدماتی مستقل ارائه میشوند تا هزینه مجوز با ساختار و حجم عملیات واقعی هر سازمان متناسب باقی بماند.